EasyZone Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste
Henkilötietolaki (523/99) 10 § mukainen rekisteriseloste.
EasyZone Oy:n asiakkaiden henkilötietoja kerätään asiakasrekisteriin rekisteröitymisen ja tilaamisen yhteydessä. Tästä rekisteriselosteesta selviää, mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään.
1. Rekisterinpitäjä
EasyZone Oy
Lukkosepänkatu 7
20320 Turku
2. Yhteystiedot tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä
EasyZone Oy
Sähköposti: toimisto@easyzone.fi
Asiakaspalvelu: 010 666 8520
3. Rekisterin nimi
EasyZone Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EasyZone Oy käsittelee henkilötietoja tilatun tuotteen tai palvelun toimittamiseen, laskutukseen ja annetun mahdollisen tuotetakuun halllintaan.
EasyZone Oy käsittelee henkilötietoja asiakassuhteiden hoitamiseen, hallinnointiin, analysointiin ja palveluiden kehittämiseen, kuten verkkopalvelut. EasyZone Oy voi hyödyntää käyttäjän päätelaitteen sijaintitietoja sijaintiperusteisten palvelun osien tarjoamiseksi ja kohdennetun mainonnan esittämiseksi. Sijaintitietojen hyödyntämisen voi mobiilipalvelun käyttäjä peruuttaa päätelaitteen ja sovelluksen asetuksista.
Henkilötietoja voidaan käyttää EasyZone Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden asiakasviestintään ja markkinointitarkoituksiin, mukaan lukien suoramainonta, etämyynti ja muu suoramarkkinointi sekä markkina- ja mielipidetutkimukset. Asiakasviestintää ja asiakkaalle tarjottavia palveluita voidaan segmentoida ja tätä varten rekisteröityjä profiloida perustuen esimerkiksi Asiakkaan ostohistoriatietoihin tai kiinnostustietoihin, jotka voivat olla Asiakkaan ilmoittamia tai joita voidaan kerätä verkkopalvelun käyttäytymisen perusteella.
EasyZone käyttää henkilötietoja myös asiakaspalautteen käsittelyyn ja siihen vastaamiseen. Asiakaspalvelun puhelut voidaan nauhoittaa osto- ja palvelutapahtumien todentamiseksi ja EasyZone voi käyttää niitä myös asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen.
Lisäksi EasyZone käyttää henkilötietoja rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin tai taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun ja toteuttamiseen.
5. Käsittelyn oikeusperuste
EasyZone Oy:n oikeus käsitellä Asiakkaan henkilötietoja perustuu pääsääntöisesti asiakkaan tilauksen perusteella syntyneen sopimuksen toteuttamiseen. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi (mm. mahdollinen luottotietotarkistus).
Lisäksi käsittelemme henkilötietoja EasyZone Oy:n oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti jos rekisteröity on lapsi.
Henkilötietoja voidaan mahdollisesti käsitellä myös suostumuksen perusteella.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
EasyZone voi käsitellä kaikista asiakkaista seuraavia perustietoja:
- etu- ja sukunimi
- postiosoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
Rekisteröityneistä asiakkaista voidaan käsitellä lisäksi seuraavia tietoja
- rekisteröitymistä ja rekisteröitymisen päättymistä koskevat tiedot
- rekisteröitymisnumero ja salasana rekisterinpitäjän sähköisiin palveluihin
- Asiakkaaseen kohdistetut asiakasviestintä- tai suoramarkkinointitoimenpiteet sekä tiedot siitä, miten rekisteröity on niitä hyödyntänyt
- laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
- evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden välityksellä saatavat EasyZonen verkkopalvelujen käyttämistä koskevat tiedot ja tekniset tiedot
- tiedot koskien Asiakkaan luomaa sisältöä tai muuta toimintaa verkkopalvelussa, kuten omien tietojen päivittäminen tai tuotearvostelut
7. Mistä henkilötiedot on saatu
EasyZone Oy kerää henkilötiedot pääasiassa Asiakkaalta itseltään esimerkiksi Asiakkaan solmiessa kauppasuhteen.
Tietoja voidaan kerätä rekisterinpitäjän sähköisissä palveluissa myös evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat selaimen kautta käyttäjän päätelaitteelle. Eväste itsessään sisältää yleensä yksilöllisen, mutta nimettömän tunnisteen. Evästeiden avulla EasyZone Oy pystyy keräämään tietoa palvelun käytöstä ja kehittämään parempaa käyttäjäkokemusta.
Käyttäjä voi omien selainasetustensa avulla hallinnoida evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden tallentamista päätelaitteelleen ja myös estää evästeiden toiminnan kokonaan. Evästeiden käytön estäminen tai tallennettujen evästeiden poistaminen voi vaikuttaa haitallisesti Palvelun tai sen tiettyjen osioiden tai toimintojen, kuten verkkokaupan ostoskoritoiminnon käyttämiseen. Jos käyttäjä ei ole selainasetuksiaan muuttamalla estänyt evästeiden toimintaa, käyttäjän katsotaan hyväksyneen Palvelussa käytettävien evästeiden käytön.
Lisäksi EasyZone Oy voi kerätä ja päivittää henkilötietoja samaan konserniin kuuluvilta yrityksiltä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten väestötietojärjestelmästä ja muista yleisesti käytetyistä osoiterekistereistä.
Jotta EasyZone Oy pystyy tarjoamaan asiakkaille verkkopalveluita, sen on käsiteltävä asiakkaiden henkilötietoja. Mikäli Asiakas ei halua luovuttaa verkkolomakkeilla pakollisiksi merkittyjä henkilötietojaan EasyZone Oy:lle, ei EasyZone Oy kykene mahdollisesti tarjoamaan palvelua asiakkaalle.
8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Rekisteritietoja käsitellään pääasiallisesti EU/ETA -alueella.
Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa valituille palveluntarjoajille, kuten tilausten toimituksia ja laskutusta hoitaville yrityksille tai suoramarkkinointia toteuttaville yrityksille.
Henkilötietoja voidaan muutoin luovuttaa ainoastaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. EasyZone Oy voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn yrityksen ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S. – Privacy Shield – järjestelyllä tai sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta (asiakassuhteen kesto, toimitetun tuotteen takuuaika tms.) tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Passiivisten asiakkaiden henkilötiedot poistetaan säännöllisesti.
10. Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Henkilötiedot on talletettu rekisterinpitäjän sähköiseen järjestelmään, jonne on pääsy ainoastaan niillä tietyillä, ennalta määritellyillä rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvilla tai sen lukuun toimivilla henkilöillä, joille pääsy järjestelmään on työtehtävien tai muun vastaavan syyn vuoksi tarpeen. Järjestelmä on suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
EasyZone Oy pyrkii käytettävissään olevin kohtuullisin keinoin, kuten palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla, suojaamaan käsiteltävät henkilötiedot asiattomalta pääsyltä tietoihin ja muulta laittomalta käsittelyltä.
11. Asiakkaan oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin
Asiakkaalla on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Asiakkaalla on lisäksi oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Asiakkaalla on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Asiakkaalla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. Rekisteröitynyt asiakas voi myös korjata itse tietojaan kirjautumalla tietoihinsa rekisterinpitäjän verkkopalvelussa.
Oikeus tietojen poistamiseen
Asiakkaalla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, jos käsittely on perustunut suostumukseen
- rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin
- rekisterinpitäjä on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti
- henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
- rekisteröityä koskevat tiedot on kerätty rekisteröidyn ollessa alaikäinen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Asiakkaalla on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan Asiakkaan suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi ja puolustamiseksi tai toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi jos:
- rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi
- rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi
- rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut edut Asiakkaan vastustamisen perusteet
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos rekisteröity on itse toimittanut henkilötietonsa rekisterinpitäjälle, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:
- käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- käsittely perustuu joko Asiakkaan suostumukseen tai Asiakkaan henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi Asiakkaan pyynnöstä
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.
Oikeus peruuttaa suostumus
Siltä osin kuin käsittely perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeuksien käyttäminen
Kun Asiakas haluaa käyttää oikeuksiaan rekisteröitynä, tulee hänen osoittaa kirjallinen pyyntö rekisterinpitäjälle info@easyzone.fi. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta se voidaan käsitellä, ja lisäksi voimme pyytää rekisteröityä tunnistautumaan tiettyjen pyyntöjen mahdollistamiseksi.
Mikäli Asiakas kokee, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista, hänellä on oikeus valittaa kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html).
Jos Asiakkaan pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia ja kohtuuttomia (esim. edellisestä pyynnöstä saada pääsy tietoihin on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi), rekisterinpitäjällä on oikeus periä kohtuullinen korvaus pyynnön toteuttamisesta.
12. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja muuten
Asiakkaalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Suoramarkkinointi- ja suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettu henkilötietojen käsittely sekä käsittely markkina- ja mielipidetutkimuksia varten lopetetaan vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.
Asiakkaalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.
Suoramarkkinointikiellon voi tehdä asioidessaan verkkokaupassa, rekisteröityessään verkkokaupan asiakkaaksi, uutiskirjeessä tarjottavan kieltolinkin avulla tai ottamalla muutoin yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröitynyt asiakas voi tehdä kiellon kirjautumalla omiin asiakastietoihinsa rekisterinpitäjän verkkopalvelussa.
Mikäli Asiakas haluaa vastustaa tietojen käsittelyä myös muutoin kuin suoramarkkinointiin, tulee pyyntö esittää edellä kohdassa 10 kuvatun mukaisesti.